Большинству организаций рано или поздно приходится сталкиваться с офисным переездом. Очень часто переезд офиса связан с расширением организации: открывается новый офис или просто возникает необходимость переехать в более просторное помещение. Если переезд происходит в первые месяцы работы организации, то осуществить его сравнительно несложно, однако если компания работает уже довольно продолжительное время, то количество вещей, которые необходимо перевезти, существенно увеличивается: постоянно накапливаются важные документы, появляется новая мебель и пр.

При затянувшемся переезде в новый офис организация не может нормально функционировать, что приводит к убыткам. Поэтому офисный переезд нужно осуществить так быстро, как только это возможно.

Переезд происходит в несколько этапов.

Сначала выбирается компания, которая займется переездом офиса. Компания должна быть надежной, способной предоставить квалифицированных рабочих и осуществить переезд в кратчайшие сроки. Связавшись с менеджером выбранной компании, необходимо обсудить с ним приблизительную стоимость будущего переезда исходя из объемов работ. Если стоимость покажется приемлемой, нужно попросить прислать специалиста-оценщика. Задача оценщика – сделать все необходимые расчеты и как можно более точно оценить весь объем работ и примерную стоимость услуг компании. Если после этого обе стороны будут готовы к сотрудничеству, заключается договор на оказание услуг по офисному переезду и выбирается день для проведения всех работ.

Сотрудники, переезжающие в новый офис, должны упаковать свои вещи и документы в коробки, каждую коробку нужно подписать. Маркировка позволит сэкономить время при разгрузке и сохранить вещи в целости. Многие компании, специализирующиеся на переездах, заранее привозят на место работ все необходимые упаковочные материалы, так что клиенту не приходится специально закупать коробки и воздушно-пузырьковую пленку.

В указанный день приезжают сотрудники компании, осуществляющей услуги офисного переезда. Они разбирают и аккуратно упаковывают и грузят в специальный автотранспорт мебель, коробки с вещами и документами, оргтехнику и пр. Неразборная мебель упаковывается в транспортировочные одеяла. Упаковка должна быть очень качественной, защищающей мебель и технику от сколов и других повреждений. Опытные специалисты стараются расположить офисное имущество в грузовике так, чтобы оно не занимало слишком много места. В противном случае вместо одного грузовика может понадобиться два, а это – лишняя трата денег для клиента.

Следующий этап – перевозка вещей в новый офис и их разгрузка. Работники собирают мебель, расставляют все по местам, ставят коробки с вещами сотрудников, монтируют карнизы и жалюзи, развешивают картины (разумеется, если это было предусмотрено в договоре). Работа проверяется: все ли на месте, все ли выполнено правильно, не забыты ли какие-нибудь важные вещи или документы.

Если все выполнено верно и результат устраивает клиента, то производится уборка всех упаковочных материалов, которые использовались при переезде, а затем подписывается акт выполненных работ.